POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

NOMBRE:, en adelante LA COMPAÑÍA o SI SEÑORA S.A.S
Representante Legal: MANUELA CARDONA VILLEGAS

CONTENIDO

MARCO LEGAL
DEFINICIONES
TRATAMIENTO DE DATOS
DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS
CONTACTO
PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
PERIODO DE VIGENCIA
CAMBIOS EN LA POLÍTICA

1. MARCO LEGAL

Las políticas de tratamiento de información y datos personales de la COMPAÑÍA, se suscriben en atención a las siguientes normas

Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya sea en su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3. TRATAMIENTO

LA COMPAÑÍA , actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos y Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos y Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

Los datos recolectados tienen como finalidad el desarrollo de las actividades comerciales y laborales que se realizan al interior de la COMPAÑÍA.

Mantener por cualquier medio conocido o por conocerse, una comunicación
Eficiente relacionada con los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la COMPAÑIA, sus clientes y/o terceros contratados por la Agencia;
Realizar estudios sobre hábitos de consumos, investigaciones de marca, y determinar la calidad de los productos, servicios, eventos, comunicaciones de la COMPAÑIA y/o sus clientes;
Contratación, ejecución y comercialización de los productos, servicios, eventos, comunicaciones y contenidos de la COMPAÑÍA
La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos, siempre y cuando medien con los mismos acuerdo de confidencialidad que protejan la información.
Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes de la COMPAÑÍA
Mantener y procesar cualquier tipo de información relacionada con el negocio de los clientes actuales y futuros de la COMPAÑÍA con el fin de prestar servicios de comunicaciones estratégicas, publicidad y mercadeo;
Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a usted en el momento de la recolección de los datos personales.
Información relacionada con empleados y proveedores para el desarrollo de actividades laborales y comerciales.
Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado, incluyendo la respuesta a sus PQR y en general peticiones, dudas o cuestionamientos.
Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como cliente o futuro cliente debemos conocer para la relación comercial.
Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información o datos personales de clientes, prospectos, proveedores, empleados, aliados y demás personas relacionadas con alguno(s) de nuestros productos y/o servicios, y/o con nuestra organización.
Exportar esta información incluso al exterior, en caso de que el hosting utilizado no esté localizado en Colombia, dentro de los lineamientos legales y aquellos determinados por la entidad de control.
Este tratamiento lo puede realizar a la COMPAÑÍA a través de medios físicos, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS), o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer.

4. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

La COMPAÑÍA informa que conforme a la legislación vigente, las personas tienen entre otros: el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales,
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada,
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales,
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley,
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato,
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Mediante autorización expresa otorgada a través de mecanismos físicos o electrónicos, entre otros telefónicamente, e mail, los dispuestos en la página web www.sisenoragencia.com y otros medios (Landing page), etc., el titular de la información al registrarse o indicar que autoriza el tratamiento de sus datos personales y que acepta la política incluida en el aviso de privacidad, permite a la COMPAÑIA. recolectar registrar, procesar, difundir y comercializar todos los datos e información que este de forma voluntaria suministre en el momento del registro, limitados en cada caso al tipo de vinculación o base de datos, lo que determina el tipo de información personal solicitada.

Al dar su autorización, el titular acepta que los datos personales aportados al momento de su registro, o cualquier otro dato facilitado a LA COMPAÑIA en cualquier momento, de acuerdo al tipo de vinculación o base de datos, para su acceso a algunos de los servicios, eventos, promociones, información, etc., sean utilizados con la finalidad de facilitar la relación que se establece o se pretende establecer, prestación de los servicios solicitados, para la correcta identificación de los usuarios que solicitan servicios personalizados, para la realización de estudios estadísticos de los usuarios que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados, para la gestión de tareas básicas de administración, así como para mantenerle informado, bien por correo electrónico bien por cualquier otro medio de novedades, productos y servicios relacionados y los demás incluidos en los puntos anteriores.

6. CONTACTO

La persona encargada de las peticiones, quejas y reclamos al interior de la COMPAÑÍA es Manuela Cardona Villegas las mismas serán recepcionadas a través del correo electrónico: manuela.villegas@sisenoragencia.com, indicando en el asunto : POLÍTICA DE PRIVACIDAD y el NOMBRE DE LA PERSONA QUE HACE LA PETICIÓN

Para efectos de temas relacionados con actualización de datos en materia de empleados y exempleados por favor remitir la solicitud al correo rrhh@sisenoragencia.com

7. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN Y RESOLUCIÓN DE PETICIONES

En caso de que desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

1. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o. sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, la Compañía responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días o en el plazo máximo establecido por Ley. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará de los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, o el plazo máximo establecido por Ley.

2. Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, que en ningún caso disminuirán o restringirán los derechos establecido por Ley:

a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la COMPAÑIA con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la Compañía podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.

b. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, con toda la información completa. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Los datos personales incorporados en la base de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades, que en todo caso no será inferior a 50 años.

8. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.